تهيئة الموظف هي العملية التي تهدف لإدماج موظف جديد في المنشأة وتشمل الأنشطة التي تسمح للموظف بالتعرّف إلى المنشأة ودوْره داخلها. تبدأ مرحلة تهيئة الموظّف بمجرّد أن يوقّع عقد العمل وتنتهي حين يكون للموظّف رؤية واضحة حول مهامّه وموقعه داخل المنشأة.
إذا نجحت عمليّة التهيئة فمن المنتظر أن يكون الموظّف:
- مُتحمّسًا لأداء عمله
- التقى مع باقي زملائه في المنشأة
- أنشأ علاقة مباشرة مع مديره في العمل.
- تلقّى التدريب اللازم
- تحصّل على جميع الموارد والأدوات التي يحتاجها
- وأنّ تكون لديه أهداف واضحة يعمل عليها.
الفهرس:
- إحصائيّات حول تهيئة الموظف الجديد
- مراحل تهيئة الموظفين الجُدد
- نصائح لعمليّة تهيئة ناجحة
اقرأ أيضًا: أهم 12 مؤشّر أداء الموظفين [دليل الموارد البشرية]
إحصائيّات حول تهيئة الموظف الجديد
مدّة تهيئة الموظّف: في 89% من المنشآت تدوم فترة تهيئة الموظّف أقل من 3 أشهر، وفي بعض الحالات تدوم فترة التهيئة سنة كاملة.
معدّل الاحتفاظ بالموظفين: حسب إحصائيّة أجرتها Brandon Hall Group، يُمكن أن تُحسّن عملية التهيئة المُناسبة للموظف الجديد معدّل الاحتفاظ بالموظفين بنسبة 82%.
الالتزام بالعمل: حسب دراسة أجرتها BambooHR، تؤدّي تجربة تهيئة إيجابيّة إلى مُضاعفة مقدار التزام الموظّف بالعمل 18 ضعفًا!
الإنتاجيّة: حسب دراسة أجرتها مجموعة براندان هال سنة 2015، تُساهم عملية التهيئة الناجحة في تعزيز إنتاجيّة الموظّف بنسبة 70%.
رأي الموظّفين في عملية التهيئة: 12% من الموظّفين فقط يعتقدون أنّ عملية تهيئتهم لوظائفهم كانت ناجحة!
مراحل تهيئة الموظفين الجُدد
1- قبل اليوم الأول:
تبدأ هذه المرحلة بمجرّد أن يوقّع الموظّف الجديد عقد عمله مع المنشأة. يتولّى مسؤول الموارد البشريّة أو صاحب الشركة المهام التالية:
- مشاركة المعلومات الأساسيّة مع الموظّف عبر البريد الإلكتروني.
- دعوة الموظّف لأوّل مناسبة اجتماعيّة بعد توظيفه.
- صياغة خطّة للفترة الأولى (عادةً من 30 إلى 90 يومًا).
- إبلاغ الموظّفين في القسم/الفريق بتعيين موظف جديد.
- إعداد مخطّط أنشطة اليوم أو الأسبوع الأوّل لتهيئة الموظّف.
- إعداد مكتب الموظّف الجديد أو فضاء العمل الخاصّ به.
2- اليوم الأول - التوجيه الوظيفي
هذا اليوم هو الأهمّ في تجربة عمل الموظّف داخل المنشأة ومن المرجّح أن يتذكّره لباقي أيّام حياته. لذلك احرص أن تُقدّم تجربة إيجابيّة للموظّف تجعله يرغب في العمل داخل المنشأة.
إليك بعض التوجيهات لعمليّة توجيه وظيفي ناجحة:
كُن مستعدّا لاستقبال الموظّف الجديد: تأكّد أنّ الموظّف يعرف أين عليْه أن يذهب تحديدًا وأنّ لديه بطاقة دخول للمكتب وأنّ هناك من سيستقبله بحفاوة.
رحب بالموظّف عن طريق تقديم وجبة خفيفة ومشروبات.
شارك جدول أعمال اليوم الأوّل مع الموظّف حتى يكون له تصوّر واضح لباقي اليوم.
قم بجولة مع الموظّف في مكان العمل وعرّفه على زملائه في القسم.
عرّف الموظّف على مُرشده المباشر: سيُساعد تعيين مُرشد على كسر الحواجز النفسيّة للموظّف وطرح جميع الأسئلة التي ستراوده في الأسابيع الأولى من مُزاولة نشاطه.
اشرح خطّة العمل للفترة الأولى وأهداف الموظّف الأوليّة باقتضاب.
عرّف الموظّف الجديد بالشركة، أهدافها وقيمها ورسالتها ورؤيتها.
شارك مع الموظّف جدول الاجتماعات والمُناسبات الاجتماعية الدوريّة.
تأكّد من نفاذ الموظّف إلى بريده الإلكتروني المهني والموارد والأدوات التي يحتاجها.
شارك مع الموظّف نسخة من سياسات الشركة ودليل الصحة والسلامة، وكيفية الوصول إلى شبكة الشركة ونقاط الاتصال المهمة.
درّب الموظّف على استخدام برامج الاتصال والعمل الجماعي مثل Zoom و Asana و Trello و MS Teams وغيرها.
3- الأسبوع الأول
يستمرّ الموظّف في التعرّف على زملائه في الفريق من خلال عقد اجتماعات فرديّة مع زملائه في فريق العمل واجتماعات أخرى مع مديره المباشر . كما يُواصل الموظّف تعلّم كيفية استخدام الأدوات التي تخوّله أداء مهامّه.
أثناء هذه الاجتماعات، من المهمّ أن يستوعب الموظّف دوْره وتكون له أهداف واضحة ومؤشّرات أداء دقيقة وأن ينسجم شيئًا فشيئًا مع ثقافة العمل داخل الشركة.
ينبغي أن تكون أهداف الموظّف مكتوبة وأن يسهل الرّجوع إليها وأن يحظى بالمساحة الكافية لطرح أسئلته والمُشاركة في صياغة خُطّة عمله.
أيضًا، من المهمّ أن يتعرّف الموظّف في الأسبوع الأوّل على آليّات التقييم والمسؤول المباشر عن هذا التقييم.
6 نصائح لعمليّة تهيئة ناجحة
استثمر في برنامج إدارة موارد بشرية
يُمكن الإعداد لتهيئة الموظّف الجديد بالطريقة التقليدية ويُمكن أيضًا الاعتماد على نظام لإدارة الموارد البشريّة لأتمتة جزء من العمليّة. هناك عديد البرامج المُتوافقة مع الأنظمة واللوائح داخل المملكة وعلى رأسها نظام شفتات.
ضع سقفًا زمنيًّا لعملية التهيئة
تستغرق عمليّة تهيئة الموظّف الجديد من أسبوع إلى 6 أشهر وتختلف حسب المُسمّى الوظيفي والثقافة التنظيمية للمنشأة، لذلك من المهمّ أن تضع جدولًا زمنيًّا يُحدّد المحطّات الأساسيّة في عملية التهيئة.
اليوم الأول هو الأهمّ
مهما كان الموظّف الجديد واثقًا من نفسه، فإنّ أوّل يوم له في عمله الجديد سيكون مثيرًا للتوتّر . لذلك احرص على أن تُصمّم تجربة سلسلة تُهيّئ الموظّف للاندماج رويْدًا في موقعه بسهولة.
شارك الموظّف مواعيد الاجتماعات الدوريّة
ينبغي أن يتوقّع الموظّف متى سيكون الاجتماع المُقبل. سيُساعده ذلك على بقائه مُستعدّا وسيُخفّف منسوب الضّغط الناتج عن الاجتماعات الفُجئيّة. أثناء هذه الاجتماعات، سيحصل الموظّف على تقييم مُستمرّ لأدائه وسيتمكّن من طرح المشاكل التي تعيق عمله وسيخرج منها برؤية واضحة حوْل ما ينبغي عليه القيام به في الفترة القادمة.
اشرح للموظّف فرص النموّ المتاحة
يُريد الموظّف الجديد أن يعرف منذ البداية ما هي آفاقه المهنيّة داخل الشركة الجديدة:
- هل لديه فرص للترقية؟
- هل يتوقّع زيادة في الرّاتب تناسُبًا مع إنتاجيته؟
من المُهمّ أن يستوعب الموظف إمكانات النموّ داخل المنشأة ليُقدّم أفضل ما عنده، خاصّة في الأشهر الأولى التي يُحاول فيها إثبات جدارته وتثبيت موقعه داخل الشركة.
لا تُغرق الموظّف بالمعلومات الجديدة والمهام
قد يبدو هذا بديهيّا لكنّ كثيرًا ما يغفل عنه مسؤولو الموارد البشريّة. يحتاج الموظّف وقتًا في البداية ليتأقلم مع فضاء العمل الجديد ويتعوّد على أدوات العمل ويوائم أهداف الشركة مع عمله. لذلك من الجيّد أن تشرح للموظّف أهمّ ما يحتاج معرفته في الأيّام الأولى وتُضيف أشياء أُخرى تدريجيّا.
