دليلك الشامل لاختيار نظام موارد بشرية

هل أنت مسؤول في قسم الموارد البشرية أو صاحب منشأة سعوديّة؟ هل تُفكّر في اعتماد نظام موارد بشريّة جديد؟ لستَ وحدك. في الواقع، 36% من قادة الموارد بشريّة يُغيّرون نظلم الموارد البشريّة المُعتمد مع انتهاء فترة الاشتراك الشهريّة أو السنويّة.

هذا المقال صُمّم خصّيصًا لك ليُساعدك على اختيار نظام موارد بشريّة جديد. 

لنبدأ..

الفهرس: 

• ما هو نظام الموارد البشرية؟
• الخدمات المُتاحة في أنظمة الموارد البشرية
• 4 خطوات عمليّة لاختيار نظام إدارة موارد بشريّة

عوْدة على بدء.. ما هو نظام الموارد البشرية؟

ببساطة، هو نظام سحابيّ يحوي عدّة أدوات تقنيّة يستخدمها متخصصو إدارة الموارد البشرية لإدارة عمليّات القسم، يشمل ذلك: 

• عملية التوظيف
• إدارة المواهب
• تهيئة الموظف الجديد
• إدارة مسيرات الرواتب
• متابعة الحضور والانصراف
• إدارة الأداء الوظيفي
• إدارة الوثائق القانونيّة

كما أشرنا سابقًا، أنظمة الموارد البشرية هي أنظمة سحابيّة، ما يعني أنّ المعلومات فيها مُخزّنة في السّحابة (Cloud) بشكل يسمح لك بالاستفادة من إمكانيّات الحوسبة والتخزين بشكل مرن حسب احتياجاتك. حسب مقال نشرته فوربز، تنوي الشركات تخصيص 32% من ميزانية تقنيّة المعلومات للأنظمة السحابيّة. 

الخدمات المُتاحة في أنظمة الموارد البشرية

تتعدّد الخدمات التي تُقدّمها أنظمة الموارد البشريّة، وفي حين أنّ بعض الأنظمة مُخصّصة لتلبية احتياجات مُحدّدة، فإنّ بعض الأنظمة الأخرى أكثر شموليّة بشكل يهدف لدمج جميع الخدمات في منصّة واحدة. لكلّ مزاياه واستخداماته.

نعرض لك فيما يلي أهمّ الخدمات التي تُتيحها أنظمة الموارد البشريّة: 

1- خدمات أساسيّة: 

أبرز هذه الخدمات تخزين وإدارة بيانات الموظفين في قاعدة بيانات مركزيّة. من بين هذه البيانات:

• ملف تعريف الموظف
• بيانات الاتصال بالموظف
• مزايا الموظف
• بيانات مسيّرات الرواتب
• الإجازات
• العقود

2- خدمات التوظيف: 

تُساعد بعض أنظمة الموارد البشريّة على إدارة عمليّة التوظيف بدءًا من نشر العرض الوظيفي وصولًا إلى تهيئة الموظّف لوظيفته الجديدة داخل المنشأة. 

تُقدّم هذه الأدوات عادةً مزايا تُسهّل:

• إنشاء عروض وظيفية، سواءً كانت عروضًا داخليّة (ميزة داخل النظام) أو خارجيّة (في منصّات خارجيّة). 
• فحص خلفيّة الموظّفين لإعداد قائمة أوليّة بالمرشّحين بناء على المعايير الأساسيّة للتوظيف.
• تنظيم بيانات المُرشّحين وإعداد قائمة نهائيّة بالمرشّحين المؤهّلين. 
• التواصل مع المرشحين المؤهلين وتنظيم مقابلات عمل معهم. 

بفضل تقنيّات الذكاء الاصطناعي، يُمكن لنظام التوظيف مسح السير الذاتيّة للمرشّحين بحثًا عن كلمات رئيسيّة أو مهارات أو عوامل أُخرى مُحدّدة مُسبقًا لانتقاء الأفضل من بين المُرشّحين. 

3- خدمات تهيئة الموظّفين الجُدد: 

تُساعد بعض الأنظمة في تهيئة الموظّفين الجدد. يتضمّن ذلك جمع بيانات الموظّفين واستكمال ملأ النماذج اللازمة وإعداد حزم المزايا والتعويضات ومُشاركة معلومات مهمّة مع الموظّف حول فريق العمل ومديرهم المباشر وسياسات الشركة، بالإضافة إلى مواد التدريب الأساسيّة. 

باختصار، تُساعد هذه الأداة على منح الموظّف الجديد تجربة مُميّزة في أوّل أيّام عمله يُقضّيها في التعرّف إلى زملائه في فريق العمل بدلًا من ملأ نماذج المعلومات وطرح أسئلة بدائيّة. 

4- خدمات إدارة الأداء: 

تسهّل هذه الأداة مهمة التخطيط لعمليّة تقييم الموظّفين ومُتابعة أدائهم الوظيفي. بهذه الطّريقة، يسهُل على المنشأة التمييز بين مواهبها الفذّة التي تحتاج التشجيع والمكافأة وموظّفيها المُتعثّرين الذين يحتاجون الدّعم أو التسريح (في أسوء الاحتمالات). 

تُقدّم معظم هذه الأدوات خصائص تُساعد المنشآت على ترجمة أهداف الشركة إلى مؤشرات أداء أساسيّة (KPIs) لكلّ موظف ومُقارنة أدائه  بالأهداف العمليّة المرسومة. 

من الخدمات التي تقدّمها هذه الأدوات، إنشاء وجدولة تقييمات الأداء الوظيفي وإرسال تذكيرات آليّة وإنشاء تقارير دوريّة لأداء الموظّفين وغير ذلك الكثير. 

5- خدمات التدريب والتأهيل: 

تحتاج المنشآت إلى أنظمة إدارة التعلم (LMS)، سواءً أكانت تُدير عملية التدريب داخليّا أو عبر الاستعانة بمصادر خارجيّة. 

يُساعد نظام إدارة التعلّم على تنظيم المواد التدريبية الخاصّة بالمنشأة في مكان واحد وتوثيق التقدّم الذي أحرزه وإنشاء تقارير دوريّة. تسمح أنظمة إدارة التعلّم باستخدام منهجيات تعليم مختلفة كالدروس المُباشرة والدروس المُسجّلة وتُتيح وسائط تعليمية متنوعة للاستخدام (وسائط مكتوبة وأخرى مصوّرة وحتّى تفاعليّة). 

تم تصميم برامج التعلم والتطوير لتسهيل تدريب الموظفين وتطويرهم، وتمكين الموظفين من خلال بناء معارفهم ومهاراتهم.

4 خطوات عمليّة لاختيار نظام إدارة موارد بشريّة

تبدو معقّدة، لكنّها ليست كذلك. لتسهيل الأمر عليك، قسّمنا مسار اختيار نظام موارد بشريّة إلى 4 خطوات عمليّة: 

1- حدّد احتياجاتك 

حسنًا، هذه الخطوة ليست عمليّة كثيرة لكنّها ضروريّة. اطرح على نفسك هذه الأسئلة: 

• ما هي المشاكل التي واجهناها مع نظام الموارد البشريّة الحاليّ إن وجد؟ 
• ما هي المشاكل التي نواجهها بصفة متكرّرة في قسم الموارد البشريّة؟
• ما أكبر التحدّيات التي نواجهها في توفير تجربة متميّزة للموظّفين؟ 
• ما هي العمليات التي تستهلك الكثير من الوقت داخل القسم؟ 
• ما هي الشكاوي المُتكرّرة التي يُصدرها الموظّفون داخل الشركة؟ 
• ما هي الميزانيّة المرصودة وما هو العائد على الاستثمار المنتظر (ROI)؟

2- تعرّف على الأنظمة المُتاحة:

هناك خصوصيّات كثيرة في إدارة الموارد البشريّة كاللوائح والأنظمة التي تختلف من دولة لأخرى. رفع ملفّ حماية الأجور مثلًا عمليّة خاصّة بالمملكة وحدها.

لذلك، يُنصح باختيار نظام محليّ. في المملكة هناك بعض الأنظمة المحليّة التي تعتمد عليْها مئات الشركات السعوديّة لإدارة مواردها البشريّة من أبرزها نظام شفتات للتوظيف وإدارة الموارد البشريّة. 

3- قم بإعداد قائمة أوليّة: 

بعد البحث الأوّلي، قم بإعداد قائمة أوليّة بالأنظمة. لتُسهّل عليك عمليّة الاختيار اطرح هذه الأسئلة على نفسك: 

• من هو النظام الأعلى تصنيفًا في متجر الآبل ستور أو الجوجل بلاي؟ 
• ما هو النظام الذي لديه تقييم أفضل على متجر الآبل ستور؟ 
• من هو النظام الأكثر تفاعلًا ونشاطًا على صفحات التواصل الاجتماعي؟ 
• ما هو النظام الذي لديْه مدوّنة نشطة تُقدّم معلومات قيّمة لقُرّائها؟ 
• هل واجهة الاستخدام جّذابة ومريحة للعيْن؟ 
• هل الأداة سهلة الاستخدام؟ 
• هل تُلبّي الأداة احتياجات شركتي الصغيرة/المتوسطة/الكبيرة؟ 
• هل السّعر مُناسب للميزانيّة المرصودة؟ 

4- اختبر القائمة النهائيّة المُنتقاة

في هذه المرحلة، ستكون قد اخترت نظاميْن أو 3 أنظمة. حان الوقت لتجربة كلّ أداة مع فريقك والغوص أكثر في إمكانات كلّ أداة. 

يُستحسن أن تستخدم النظام في نطاق ضيّق دون تعميم فالهدف هو اكتشاف أكبر قدر من المشاكل أو تحديات قد تواجهك أثناء استخدام الأداة.