لنفترض أنك حصلت على أفضل "الموظفين" خلال عملية التوظيف. ما سيضمن لك الاستفادة القصوى من موظفيك هو حسن إدارتهم وتقييم أدائهم دوريا.
الفهرس:
- أهمية تقييم أداء الموظفين
- مؤشرات قياس أداء الموظفين
- كيفية أقيّم موظّفيْ؟
- نصائح من أجل عملية تقييم فعّالة
أهمية تقييم أداء الموظفين
إليك بعض الإحصائيات التي توضّح حاجتك لتقييم موظفيك:
- الإحصائية الأولى: تنخفض معدلات الدوران بحوالي 15٪ في المنشآت التي تجري تقييمات دورية لموظفيها
- الإحصائية الثانية: يعتقد 92٪ من الموظفين أن النقد البناء يحسّن أداءهم في العمل.
- الإحصائية الثالثة: يؤكد 69٪ من الموظفين أنهم سيجتهدون أكثر في عملهم إذا كان هناك من يعترف بمجهوداتهم.
- الإحصائية الرابعة: للتقييمات الإيجابية والسلبية نفس القدر من الأهمية لتحسين العمل. يفضل 57٪ التقييمات التي تهدف إلى تطوير العمل، في حين يفضل 43٪ الثناء والاعتراف.
مؤشرات قياس أداء الموظفين
فيما يلي أهم المقاييس التي يجب أن تأخذها بعين الاعتبار عند تقييم أداء موظفيك:
1- مستوى التنفيذ - Level of execution
من البديهي اعتبار القدرة التنفيذية للموظف من أهم معايير تقييم الأداء لأنها مؤشر مباشر على إنجاز المهام بنجاح في الوقت المطلوب.
الموظف الذي يعمل بعقلية "أنجز المهمة أولا" هو موظف قيّم لمنشأتك.
2-جودة العمل - Work Quality
لا بد أنك سمعت عبارة "الجودة أهم من الكمية" من قبل!
يعتبر الموظف الذين يهتم بإتقان عمله ويحرص على جودته أهم مكسب لمنشأتك. من المتوقع أن يبذل هذا الموظف جهدًا إضافيا لتطوير جودة عمله وقد يولي اهتمامًا شديدا بالتفاصيل لأنه يسعى دائما إلى الأفضل.
3- مستوى الإبداع -Level of creativity
يعتبر مستوى الإبداع مؤشرا هاما على قدرة الموظف على ابتكار حلول خارجة عن المألوف وتطوير الرؤية الإبداعية لمنشأتك.
يتمتع هذا النوع من الموظفين في الأغلب بالجرأة والتحدي وقد تساهم أفكارهم في إحداث نقلات نوعية في مسار تطور منشأتك وتميزها في السوق.
4-مقدار التحسن المستمر - Amount of consistent improvement
قد لا يكون الموظف جيدًا خلال الأشهر القليلة الأولى معك، ولكن يمكن أن يحرز تقدما كبيرا على مدار العام.
يمكن التأكد من ذلك عبر طرح مجموعة من الأسئلة:
هل يملك الموظف الرغبة في التحسن؟ هل يبذل جهدًا كافيًا لتطوير نفسه؟ ما مدى سرعة تطوّره؟ ما هو مستواه الآن مقارنة ببداية عمله في منشأتك؟
5- ملاحظات العملاء وزملاء العمل- Customer and Peer Feedback
ما هو تأثير الموظف على محيطه؟ قد تكون تعليقات زملائه مؤشرا عن قدرة الموظف على التأقلم مع محيطه ومدى تطوره وتمكنه من مهامه.
في حال معاناة الموظف من مشاكل في التواصل قد يستمر ذلك في التأثير على أدائه.
6- الاستجابة للتعليقات- Responsiveness to Feedbacks
من المهم أن تعرف مدى استجابة موظفيك للتعليقات البناءة.
اسأل نفسك: هل يأخذ الموظف ملاحظات زملائه بعين الإعتبار ويوظّفها لتطوير أدائه أم يأخذها على محمل شخصي؟
7- القدرة على تحمل المسؤولية - Ability to Take Ownership
يجب أن يكون الموظف قادرا على تحمل مسؤولية مهامه في العمل يساعدك هذا في ربح الوقت بفضل روح المبادرة ورغبته في تحمل المزيد من المسؤوليات.
8- نسبة المهام المنجزة في الوقت المحدد - Percentage of Tasks Completed On Time
إتمام المهام في الوقت من أهم المعايير التي يجب أخذها في عين الإعتبار. أنت بحاجة إلى موظف بارع في تحقيق الأهداف في الوقت المحدد، وبالتالي فهو يجمع بين الالتزام بالموعد النهائي وإنجاز العمل بإتقان وجودة عالية.
كيف أقيّم موظّفيْ؟
من المفيد لمنشأتك أن يكون لديها بروتوكول ثابت لتقييم الموظفين. إليك دليل تقييم أداء موظّفيك:
1- شاركهم بوضوح توقّعاتك منهم
- تأكد من أن المعايير التي تضعها لموظفك معقولة وقابلة للتحقيق ، وأن كل موظف يفهم بوضوح ما تتوقعه منه.
- عند تحديد الأهداف، تأكد من مراعاة نقاط القوة والضعف ودوافع كل موظف.
- قم بتشريك موظفيك في تحديد هذه الأهداف لمعرفة ما إذا كان بإمكانهم تحقيقها.
- بمجرد أن تحدد أنت وموظفوك الأهداف معًا، زودهم بنسخة من أهدافهم حتى يتمكنوا من الرجوع إليها باستمرار.
2- انشئ ملف أداء لكل موظف
يمكن أن يساعدك ملف الأداء في تتبع إنجازات الموظفين وإخفاقاتهم. مثلا:
- إتمام الموظف مشروعًا كبيرًا قبل الموعد النهائي.
- الوصول إلى العمل متأخّرا باستمرار.
يمكنك تدوين هذه الملاحظات في ملف الموظف للنظر فيها أثناء التقييم الشامل.
ملاحظة: بإمكانك دائمًا تقديم ملاحظات بناءة والثناء عليهم في أي وقت وليس فقط أثناء تقييمات الأداء. يساهم ذلك في تحفيز الموظفين من خلال تقدير مجهوداتهم مع منحهم فرصة للتحسن قبل وقت التقييم.
3- احرص على إجراء محادثة بنّاءة مع موظفيك
اطلب من موظفك مثلا إجراء تقييم ذاتي لعمله قبل جلسة التقييم المباشر، وعند إسداء ملاحظاتك كن منفتحًا إذا ما كان الموظف يريد مناقشة مخاوفه أو طرح أسئلة أو الثناء على العمل الذي قام به.
تساهم المحادثة المثمرة في شعور الموظف بالرضا عن ذاته كما تمنحه دافعا إضافيا لمواصلة العمل وتطوير أدائه.
4- تعرف على موظفك بشكل أفضل
حتى إذا كنت قد عملت مع موظفك لسنوات، فقد تتغير احتياجاته ودوافعه وخططه المهنية من حصة تقييم إلى أخرى.
خصص وقتًا أثناء التقييم لطرح أسئلة على موظفك وكن منفتحًا لقبول ملاحظاتهم.
لتحقيق ذلك يمكنك طرح ما يلي من الأسئلة:
- كيف يمكنني مساعدتك لتطوير تجربتك في العمل؟
- أين ترى نفسك في العام القادم أو في السنوات الخمس المقبلة؟
- ما هو أكبر هدف تأمل في تحقيقه؟
- هل تواجه أي تحديات تجعل عملك صعبًا؟
- هل هناك أي مهارات تريد اكتسابها أو تحسينها؟
- هل هناك أي مؤتمرات أو ورش عمل أو ندوات في مجال الصناعة ترغب في حضورها؟
نصائح من أجل عملية تقييم فعالة:
1- كن دقيقا: اذكر أمثلة واضحة، فهي تساعد على استيعاب الموظف لنقدك البناء.
2- تواصل بصدق: سواءً كانت ملاحظات إيجابية أو سلبية، فإنّ الصدق والشفافية مهمّان لعملية تقييم ناجحة. سيقدر الموظفون تقييمك الصادق لأدائهم فعندما يكون تقييمك شفافًا تمامًا.
ملاحظة: احرص على تقديم نقد بناء بطريقة متفائلة تركز على كيفية تحسين موظفك.
3- تجنب المقارنات: بدلاً من مقارنة أداء الموظف بموظفين آخرين، احرص على الرجوع إلى معايير تقييم الأداء التي حددتها للموظف وقيّم على أساسها.
4- قيّم موظّفيك بشكل دوري: من المفيد للغاية تقييم الموظفين دوريا خاصة بين الاجتماعات الرسمية، حيث تساعد التقييمات المستمرة الموظف على تصحيح مسار عمله وتذكره بمعايير منشأتك وأهدافها.
5- حدد مواعيد نهائية لتحسين أداء الموظفين: إذا كان لدى الموظف فرص لتحسين أدائه، قم بمتابعة تطوّره، وبهذه الطريقة، يفهم الموظف انتظاراتك منه في فترة زمنية مضبوطة ومعقولة وواقعية.
6- ركّز على المستقبل: إن التركيز على السلبيات، مثل الإخفاقات أو المجالات التي كان أداء الموظف فيها سيئًا يضع الموظف في وضع غير مريح. مع ذلك، لا تتجنب مناقشة إخفاقات الموظف، وبعد الانتهاء من النقاش الصعب، وجّه المحادثة إلى المستقبل من خلال تحديد أهداف جديدة ومشاركة خطط لتحسين الأداء.
تأكد من أن الموظف يفهم أنك إلى جانبه وأنك تريد دعمه لتحقيق أهدافه بشكل احترافي ومهني.
في الختام، لإجراء تقييم ناجح، يجب عليك الموازنة بين النقد البناء والاعتراف ووضع أهداف قابلة للتحقق. يمكّنك ذلك من تقييم مدى نجاح سياسات التوظيف وملاءمة الموظفين لوظائفهم ومن معرفة أفضل الموظفين وتحفيزهم على مزيد العطاء. سيجنّبك ذلك في النهاية معدلات دوران مرتفعة.