حسب دراسة إحصائيّة أجرتها شركة إنديد Indeed، يعتقد 52% من الباحثين عن عمل أنّ جودة الوصف الوظيفي لها تأثير شديد على قرارهم بالتقدّم إلى وظيفة دون أخرى.
هل تبحث عن دليل شامل لكتابة وصف وظيفي متكامل بغرض جذب أفضل الموظّفين إلى منشأتك؟ إذن أنت في المكان الصحيح!
في هذا الدليل، سنغطي أهمّ ما ينبغي أخذه بعين الاعتبار أثناء كتابة وصف وظيفي بدءًا من التعريف به، لماذا هو مهمّ ، ووصولًا إلى كيفية كتابة وصف وظيفي فعّال ومتكامل، كما سنقدّم لك أيضًا موارد مفيدة ونصائح قيّمة لاختصار الطّريق عليك أثناء عملية التوظيف.
الفهرس
- ما هو الوصف الوظيفي؟
- لا تقلّل من أهمية كتابة وصف وظيفي جيّد
- خطوات كتابة وصف وظيفي متكامل
- اختر عنوان الوظيفة الشاغرة
- ضع ملخّصًا للوظيفة الشاغرة
- حدد مسؤوليات الموظف وواجباته
- أذكر المهارات والمؤهلات المطلوبة
- لا تنس ذكر الراتب والحوافز
- هل يمكنني الاستغناء عن الوصف الوظيفي؟
ما هو الوصف الوظيفي؟
باختصار، يستعرض الوصف الوظيفي جميع التفاصيل المتعلقة بعرض العمل والتي يحتاجها المتقدّم إلى الوظيفة من مسؤوليات الموظّف، المهارات والمؤهلات المطلوبة منه، بالإضافة إلى الراتب والحوافز المقدّمة له.
يُمكن تقسيم الوصف الوظيفي إلى 5 أقسام رئيسية:
- عنوان الوظيفة الشاغرة
- ملخص الوظيفة
- المسؤوليات والواجبات
- المؤهلات والخبرة
- الراتب والحوافز
لا تقلّل من أهمية كتابة وصف وظيفي جيّد
-
استقطب فقط من يهمّه الأمر
كلّما كان الوصف الوظيفي أكثر تفصيلًا ودقّة، كلّما تمكّنت من استقطاب الأشخاص المناسبين، بهذه الطّريقة، لن تضطرّ لإضاعة وقتك في التواصل مع أشخاص لا يستطيعون أو لا يرغبون في العمل في شركتك لأسباب مثل:
- "الراتب المخصّص للوظيفة أقل ممّا أبحث عنه"
- "أنا أبحث عن عمل بدوام جزئي فقط"
- "أنا أقطن في الرياض، لا أستطيع العمل في جدّة"
- "المعذرة، لا أستطيع البدء في العمل الأسبوع المقبل"
-
استقطب فقط من يهمك أمره
إذا قمتَ بتوظيف أشخاص سابقًا، فستعلم أنّ التعامل مع عشرات السير الذاتيّة أمر مرهق. يُصبح الأمر مزعجًا إذا كنت مضطرًّا للتعامل مع الأشخاص غير المناسبين. في بعض الأحيان، يتقدّم الباحثون عن العمل بطريقة عشوائيّة أو آليّة لأيّ وظيفة تعترض سبيلهم.
لحلّ هذا الإشكال.. جرب هذه الحيلة البسيطة: في آخر وصفك الوظيفي أخبر المتقدّم بأن يرُفق عبارة تُثبت أنّه قرأ الملف إلى آخر كلمة مثل: " إذا أنهيت قراءة الوصف الوظيفي، أرفق كلمة "WORK" لنتأكد من أنّك أتممت القراءة". بهذه الطريقة، ستحصل فقط على هؤلاء الذين اطّلعوا على جميع تفاصيل عرضك وستقصي آليّا كل من تقدّم بصفة عشوائية للوظيفة.
خطوات كتابة وصف وظيفي متكامل
1- اختر عنوانًا دقيقًا للوظيفة الشاغرة
احرص دائمًا على:
- أن يكون العنوان واضحا ومختصرًا.
- أن تستخدم فقط المصطلحات المعروفة في سوق العمل.
- أن ترفق طبيعة الدوام (جزئي، دائم، عمل بالساعة..)
وجد استطلاع أجرته شركة إنديد عام 2020 أن 36٪ من الباحثين عن عمل يبحثون باستخدام عنوان الوظيفة في المواقع المخصّصة للغرض.
مثال على عنوان جيّد وآخر سيئ:
عنوان سيئ: " كاشير"
عنوان جيّد: "كاشير للعمل في كافيه بدوام كامل "
مثال على الكلمات المفتاحية التي يستخدمها الباحث عن الوظيفة
2- ضع وصف وظيفي واضح
افتتح بملخص قوي وملفت للانتباه. يجب أن يقدم ملخصك لمحة عامة عن شركتك وطبيعة العمل فيها.
تعامل مع الوصف الوظيفي على أنّه إجابة أولية غير مباشرة على السؤال الآتي: "ماذا ستقدّم لي منشأتك إذا أصبحت موظّفًا فيها؟".
في هذا القسم، ستُتاح لك الفرصة لجذب القارئ بتفاصيل تجعل شركتك فريدة من نوعها، لذلك قم بتضمين تفاصيل حول ثقافة شركتك، فحسب دراسة أجرتها شركة إنديد 72٪ من الباحثين عن عمل يقولون إنه من المهم الاطلاع على تفاصيل حول ثقافة الشركة في توصيف الوظائف.
3- حدد مسؤوليات الموظف وواجباته
تأكد من أن قائمة مسؤوليات الوظيفة المقترحة مفصلة وموجزة في الوقت ذاته. احرص كذلك على ذكر أيّ تفاصيل أخرى مهمّة للتوظيف. مثلا: إن كنت بصدد كتابة وصف وظيفي خدمة عملاء ولديه خبرة في إدارة صفحات التواصل الاجتماعي فلا تنس ذكر ذلك.
4- أذكر المؤهلات والمهارات المطلوبة للوظيفة
"يتقدم الرجال للحصول على وظيفة عندما يستوفون 60٪ فقط من المؤهلات ، لكن النساء يتقدمن فقط إذا استوفين 100٪ منها".
Harvard Business review
تنقسم المهارات والمؤهلات المطلوبة للوظائف إلى قسمين:
- مهارات ومؤهلات أساسيّة: احرص دائمًا على ذكر المؤهلات التي لا غنى عنها في مقدّمة القسم.
- مهارات ومؤهلات إضافيّة: قد تكتب مثلًا وصف وظيفي موظف استقبال وتذكر أن الموظف المطلوب يستطيع إجراء محادثات بسيطة بالإنجليزية دون أن يكون ذلك شرطًا أساسيّا للتوظيف. وضّح ذلك جيّدًا لكي لا تخسر موظّفًا جيّدا لأنّه اعتقد أن إتقان اللغة الإنجليزية شرط أساسي ليتم قبوله في الوظيفة.
وفقًا لاستطلاع أجرته شركة إنديد عام 2018 ، قال 63٪ من الباحثين عن عمل أنهم اختاروا عدم التقدم إلى الوظائف التي لا تشرح بدقة المهارات والمؤهلات المطلوبة منهم.
لذلك، احرص دائمًا على:
- الدقة والوضوح ولا تنس ذكر معطيات مثل عدد سنوات الخبرة المطلوبة وسنة التخرج.
- ذكر الوثائق المطلوبة لإثبات المهارات والمؤهلات، مثل شهادات الخبرة وشهادات التخرج وشهادات الدورات التدريبية.
5- لا تنس ذكر الراتب والحوافز
تهمل الكثير من الشركات هذا القسم وتؤجل النقاش فيه إلى موعد المقابلات الوظيفية، في حين أنّ أغلب الموظّفين يقفزون إلى آخر الوصف الوظيفي بمجرد قراءة العنوان للاطلاع على الراتب المقترح.
صرّح 70٪ من الباحثين عن عمل لشركة إنديد أنهم لم يروا أبدًا أو قليلًا ما يروْن وصفًا وظيفيًّا يتضمن معلومات عن الرواتب. لذلك فهي فرصة مناسبة لمنشأتك لجذب الأشخاص المناسبين.
لا يُشترط هنا كتابة مبلغ مادّي ثابت فأغلب المقابلات الوظيفية تتضمّن مفاوضات حول الراتب. بدل ذلك، ضع الحد الأدنى والأقصى.
مثال: راتب الوظيفة: 4000 – 6000 ر.س.
هل يمكنني الاستغناء عن الوصف الوظيفي؟
الإجابة المختصرة: نعم ولا
الإجابة المفصّلة…
1- لا في حال..
قرّرتَ نشر إعلان الوظيفة/الوظائف الشاغرة بالطريقة التقليدية عبر وسائل التواصل الاجتماعي أو عبر منصّات التوظيف المتخصّصة.
في تلك الحال، توقّع مضيّ أسبوع على الأقل قبل أن تجد الموظّف المناسب، وإذا افترضنا أنّك بدأت البحث يوم الأحد فهذا ما سيحدث غالبًا:
يوم الأحد :
- بحث مطوّل على الانترنت لإيجاد نماذج وصف وظيفي مناسبة لعرضك الوظيفي. اختصرنا عليك نصف الجهد واخترنا لك نموذج مجانيّ يمكنك تحميله وتخصيصه بسهولة
- بعد ذلك، ستشرع في تخصيص الوصف الوظيفي حسب الحاجة.
- ثمّ قبل نهاية يومك، ستقوم بنشره على المنصات المعدّة للغرض.
- ستقوم بالنظر في عشرات الملفات وستراسل المتقدّمين الواعدين عبر الإيميل، الواتساب أو عبر الجوال لطلب مقابلة عمل. في أحيان كثيرة، لن تحصل على رد عبر الإيميل أو الجوال لذلك فإنّ أفضل طريقة هي استعمال الواتساب. عاجلًا أو آجلا. الجميع سيتفقّد الواتساب خاصّته.
- على الأغلب ستقضّي يومك في مقابلات العمل الافتراضية أو المباشرة.
- إذا كنت ذا حظّ جيّد، فسينتهي أسبوعك بتوظيف الشخص المناسب، وستحاول الانتهاء من إمضاء العقد قبل حلول يوم الإثنين المقبل.
يوم الإثنين والثلاثاء:
بعد نشر الوصف الوظيفي، لا تُضع وقتك بالنظر كل حين إلى ملفات المتقدّمين. بدل ذلك، انتظر يومًا كأقل تقدير إلى حين تجميع عدد كافٍ من المتقدّمين على عرضك/ عروضك ثمّ راجع ملفّاتهم دفعة واحدة.
يوم الأربعاء:
ستقوم بالنظر في عشرات الملفات وستراسل المتقدّمين الواعدين عبر الإيميل، الواتساب أو عبر الجوال لطلب مقابلة عمل. في أحيان كثيرة، لن تحصل على رد عبر الإيميل أو الجوال لذلك فإنّ أفضل طريقة هي استعمال الواتساب. عاجلًا أو آجلا. الجميع سيتفقّد الواتساب خاصّته.
يوم الخميس:
على الأغلب ستقضّي يومك في مقابلات العمل الافتراضية أو المباشرة.
يوم الجمعة:
إذا كنت ذا حظّ جيّد، فسينتهي أسبوعك بتوظيف الشخص المناسب، وستحاول الانتهاء من إمضاء العقد قبل حلول يوم الإثنين المقبل.
2- نعم (يمكن الاستغناء عن الوصف الوظيفي) في حال…
هناك حالتان فقط يمكنك الاستغناء فيهما عن كتابة وصف وظيفي:
الأولى: حصلت على توصية من أحد معارفك الثقاة. يمكنك حينها المرور مباشرة إلى مرحلة المقابلة الوظيفيّة.
الثانية: بالاستعانة بإحدى مكاتب التوظيف المحترفة أو بإمكانك تجربة الموظفين عن طريق منصّات العمل المرن. تعتمد منصّات العمل المرن مثل منصّة شفتات على الذكاء الاصطناعي من أجل اقتراح الموظّفين المناسبين لك دون عناء أو جهد.
ماذا يعني ذلك؟ لن تحتاج بعد الآن إلى المرور عبر المراحل الستة التي ذكرناها أعلاه لتوظيف شخص مناسب. كلّ ما عليك فعله هو:
- فتح حساب أعمال لمنشأتك
- تحديد المهام الوظيفية وأوقات العمل بسهولة وسرعة.
- اختيار الموظّف المناسب من قائمة الترشيحات.
هل الأمر بهذه البساطة؟ ربّما عليك أن تجرّب بنفسك لترى!
خلاصة
لكيْ تجذب إلى شركتك أفضل الموظّفين، عليك أن تبذل جهدًا استثنائيًّا لكتابة وصف وظيفي متكامل يشرح للمتقدّم مسؤولياته المرتقبة والمهارات التي ينبغي أن يتمتّع بها ليترشّح للوظيفة، كما يُنصح بذكر الراتب وباقي الحوافز الماديّة والمعنويّة. حين تنتهي من كتابة الوصف الوظيفي، فستبدأ مرحلة البحث عن الموظّفين وإجراء مقابلات العمل معهم. كلّ هذا الجهد يمكن اختزاله عبر التسجيل في إحدى منصّات العمل المرن (مثل منصّة شفتات) التي ستتكفّل بالعمليّة عنك، وكما يقول أحدهم: "الأبطال الحقيقيّون ليسو مدمنين على العمل طوال الوقت.. الأبطال الحقيقيون اكتشفوا طريقة تجعلهم لا يعملون ليل نهار".