قسم شؤون الموظفين: التعريف، المهامّ والأهداف

إدارة شؤون الموظفين هي القسم المسؤول عن توظيف الموظفين وتطوير مهاراتهم ومُتابعة أدائهم مع الحرص على الامتثال للوائح والأنظمة. 

يخلط الكثير بين مصطلحيْ شؤون الموظفين والموارد البشريّة، إذ عادةً ما يُستعمل المصطلحان للتعبير عن شيء واحد. 

في هذا المقال سنتعرّف على مسؤوليات قسم شؤون الموظفين والفرق بينه وبين إدارة الموارد البشرية، كما سنتحدّث عن أهميّة القسم وأهدافه ومؤشّرات الأداء الرئيسية المُعتمدة فيه. 

جدول المحتوى: 

• ما هو قسم شؤون الموظفين؟
• مهام قسم شؤون الموظفين
• أهداف قسم شؤون الموظفين
• الفرق بين قسم شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية
• مؤشرات الأداء الأساسية في قسم شؤون الموظفين

ما هو قسم شؤون الموظفين؟

قسم شؤون الموظّفين هو قسم داخليّ تُنشئه الشركات للاهتمام بعلاقتها مع موظّفيها، ويشمل ذلك التوظيف والتسريح ودفع الأجور والمزايا والتعويضات، ويحرص هذا القسم على الالتزام بالمبادئ التوجيهية للشركة ولإدارة الموارد البشريّة كالحدّ الأدنى للأجور والحدّ الأقصى لساعات العمل اليومية. تعتمد بعض المنشآت على شركات خارجيّة تُسمّى شركات تعهيد الأعمال أو BPO لمساعدتها على إدارة قسم شؤون الموظفين. 

مهام قسم شؤون الموظفين

1- التوظيف: يُشرف قسم شؤون الموظفين على كامل عمليّة التوظيف التي تشمل المراحل التالية: 

• استقطاب أفضل المرشحين 
• التأكّد من كفاءة المرشحين
• إجراء مقابلات عمل
• اختيار المرشح الأنسب
• توقيع العقد مع الموظف 

2- التسريح: كما يتحمّل قسم شؤون الموظفين مسؤولية التوظيف فهو يتحمّل مسؤولية التسريح. يشمل ذلك:

• إخطار الموظف بقرار التسريح
• إعداد الأوراق اللازمة لمغادرة الموظّف
• إجراء مقابلة نهاية الخدمة.
• دفع تعويض نهاية الخدمة، مع الحرص على الامتثال للوائح والقوانين المنظمة لهذه العملية

يشمل ذلك الموظفين الذين قرّروا مغادرة الشركة بأنفسهم أو قرّرت الشركة إقالتهم. 

3- مُتابعة الحضور والانصراف: يُنظّم قسم شؤون الموظفين الجدول الزمني لعمل الموظفين ويحرص على توثيق مواعيد الحضور والانصراف وقياس مؤشرات الإنتاجيّة طيلة فترة العمل. 

4- إعداد مسيرات الرواتب ودفع الأجور: تستغرق هذه المهمّة وقتًا طويلا ودقّة بالغة، لأنّ أيّ خطأ في دفع أجور الموظفين قد يضرّ من سمعة الشركة أمام موظفيها. يحرص قسم شؤون الموظفين على أن تتضمن كشوف المرتبات معلومات عن ساعات العمل الإضافية والمكافآت والاقتطاعات ودفع أجور الموظفين بدقّة. 

5- إدارة المزايا: يُشرف القسم أيضًا على مزايا الموظفين مثل التأمين الصحّي وقسائم النقل والوجبات والخصومات الحصريّة على المنتجات والبضائع وغيرها. 

6- إدارة الإجازات: يُجدول قسم شؤون الموظفين إجازات الموظفين ويتولى مسؤولية إعداد الأوراق اللازمة مع الحرص على الموازنة بين حقوق الموظفين في الإجازات ومصالح الشركة. 

7- تقييم الأداء: يُشرف القسم على تقييم أداء الموظفين ويشمل ذلك الأنظمة والأساليب ومؤشرات الأداء المُعتمدة لهذا التقييم. 

8- التدريب: يحرص قسم شؤون الموظفين على تطوير مهارات الموظفين ومعارفهم بما يخدم أهداف الموظفين الشخصيّة وأهداف الشركة المهنيّة. يشمل ذلك تنظيم الندوات وإعداد الدورات وترتيب حضور الموظفين في المؤتمرات المهنيّة مدفوعة الأجر. 

أهداف قسم شؤون الموظفين

الاحتفاظ بمواهب الشركة: التسرب الوظيفي هو أحد المشاكل المُزعجة التي تتعامل معها الشركات. يحرص قسم شؤون الموظفين على إبقاء معدلات التسرب الوظيفي منخفضة. من السلوكيات التي تحدّ من معدلات التسرب الوظيفي إنشاء عملية توظيف شفافّة تُوضّح للموظف توقّعاته من العمل قبل التحاقه بالشركة، كما يحرص قسم شؤون الموظفين على تقديم مكافآت وتعويضات مُناسبة للاحتفاظ بالموظفين وتعزيز حافزيّة للعمل. 

تجهيز الموظفين: يحرص القسم على حصول الموظفين على الأدوات اللازمة لإنجاز مهامهم بنجاح. من ذلك توفير فرص تدريب وتعليم تخدم أهداف الموظف الشخصيّة وأهداف الشركة. 

دعم الموظفين: يقدّم قسم شؤون الموظفين الدّعم الكامل ويوفر الظروف المُناسبة للموظفين للنجاح في أداء مهامّهم، من ذلك إزالة العقبات التي يواجهها الموظف أثناء أداء عمله. 

الفرق بين قسم شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية

يخلط الكثير بين قسم شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشريّة، إذ عادةً ما يُستعمل المصطلحان للتعبير عن الشيء نفسه، وعلى الرغم من أوجه التشابه بينهما فإنّ قسم شؤون الموظّفين يهتمّ بالجانب التنفيذي في حين تُشرف إدارة الموارد البشرية على الجانب الاستراتيجي كما هو موضّح في الجدول التالي:

مؤشرات الأداء الأساسية في قسم شؤون الموظفين

التسرّب الوظيفي: يُتابع قسم شؤون الموظفين معدلات التسرّب الوظيفي داخل الشركة، سواءً كان ناجمًا عن إقالة الموظف أو استقالته الطوعيّة. هذا المؤشّر أساسيّ لأنّه يعكس ما إذا كانت بيئة العمل داخل الشركة جاذبة أو طاردة للموظفين. تأخذ الشركات مؤشر التسرب الوظيفي بجديّة وعادةً ما يكون أساسًا لإدخال تغييرات في بيئة العمل وأسلوب الإدارة. 

معدّلات الغياب: يقيس المؤشّر عدد الإجازات التي طالب بها الموظفون في فترة ما وحالات الغياب غير المبررة. يُعتمد هذا المؤشّر لقياس مدى تأثير هذه الغيابات في أداء الشركة والأسباب المُحتملة وراءها والإصلاحات المُمكن اعتمادها للحدّ منها. 

مؤشّرات أخرى: 

• متوسّط مدّة التوظيف
• تكلفة التوظيف
• إنتاجيّة الموظف
• الرضا الوظيفي
• فاعلية التدريب والتأهيل