مسيرات الرواتب: دليل موارد البشرية الشامل

مسيرات الرواتب هي إحدى المهام الأساسيّة لمسؤولي الموارد البشرية، وتشمل متابعة ساعات عمل الموظفين ودفع الأجور والحفاظ على سجلّ لجميع العمليات المالية، وهي من المهامّ المعقدة التي تتطلب التعامل مع بيانات حساسة والدقة الشديدة لتجنّب وقوع الأخطاء ومخالفة القوانين. 

جدول المحتوى: 

• هل إدارة الرواتب عملية معقدة؟ 
• مزايا أنظمة مسيرات الرواتب
• طُرق إدارة الرواتب
• خطوات إنشاء مسيرات رواتب الموظفين
• معايير اختيار أنظمة مسيرات الرواتب 

هل إدارة الرواتب عملية معقدة؟ 

تُدير العديد من الشركات الناشئة والصغيرة رواتب موظفيها بطريقة تقليدية دون اعتماد نظام آلي. الطريقة التقليدية لا تتطلب التعامل مع طرف ثالث (نظام أو وكالة)، إلّا أنّ إدارة الرواتب والحفاظ على سجلات الموظفين أمر معقّد نظرًا لوجود عدّة لوائح وقوانين تُنظّم العمليّة، واحتمال وقوع أخطاء ومخالفات . 

تُقرّر بعض الشركات في مرحلة ما تعيين موظّف أو موظّفين بدوام كامل لإدارة العمليّة، إلّا أن تكاليف التوظيف لهذا الغرض مرتفعة، لذلك تتعاقد بعض الشركات مع وكالات أو تعتمد نظامًا آليّا لإدارة الرواتب. 

حين يتجاوز عدد الموظفين في منشأة ما بضعة موظّفين فإنّ معظم الشركات تُقرّر اعتماد طرف ثالث (نظام أو وكالة)، لاستلام هذه المهمّة. 

اقرأ أيضًا: هل تحتاج منشأتك لنظام متابعة الحضور والانصراف؟

مزايا أنظمة مسيرات الرواتب

دقة أعلى في الحسابات: تتطلب عملية دفع الرواتب درجة عالية من الدقّة لضمان حصول كل موظف على مستحقاته دون زيادة أو نقصان. لتجنب تعقيدات الإدارة اليدوية لمسيرات الرواتب، تعتمد الشركات أنظمة رقمية لأتمتة جزء كبير من العملية. مثلًا، يتم حساب خصومات التأمينات الاجتماعية والجزاءات بناءً على قواعد ثابتة، ما يُجنب وقوع أخطاء بشريّة تؤدّي إلى مخالفات وغرامات تتفاوت في قيمتها.

قرارات أفضل: تسمح أنظمة مسيرات الرواتب بالاطلاع على مصاريف الرواتب وإدارتها عبر لوحة تحكم واحدة، ممّا يساعد في اتخاذ قرارات مثل زيادة الأجور أو توسعة فريق العمل، وذلك اعتمادًا على البيانات المُتاحة. 

توفير الوقت: أنظمة مسيرات الرواتب الرقميّة هي أنظمة مؤتمتة، ممّا يسمح للمنشأة بتوفير الوقت. في بعض الأحيان، تكون عملية إعداد مسيرات الرواتب ودفع الأجور مؤتمتة بشكل كامل بحسب النظام المُعتمد وطبيعة العمل. 

بيانات مؤرشفة وآمنة: ليس من السهل على الشركات إدارة كمية كبيرة من البيانات المُرتبطة بمسيرات الرواتب. أرشفة البيانات يدويا يستغرق الكثير من الوقت. لكن مع اعتماد نظام سحابي لإدارة مسيرات الرواتب فإنّ جميع البيانات تُخزّن آليّا في قواعد بيانات آمنة. وحتى في حال تلف الحاسوب، فإنّ هذه البيانات تبقى محفوظة. 

خفض التكاليف: حسب إحصائيّة أجرتها شركة Deloitte، إحدى أكبر شركات الاستشارات في العالم، أكّد 59% من المشاركين في الدراسة أنّ مسيّرات الرواتب الآليّة قد ساهمت في خفض تكلفة إدارة الرواتب بشكل ملحوظ داخل الشركة. يعود ذلك إلى قدرة هذه الأنظمة على إنجاز المهام بشكل سريع، ما يُوفّر الكثير من الوقت لمسؤولي الموارد البشرية لإنجاز مهامّ أخرى، إضافة إلى الحدّ من الأخطاء التي تُكلف الشركة وقتًا ومالًا. 

طُرق إدارة الرواتب: 

1- الطريقة التقليدية: تعتمدها الشركات الناشئة والصغيرة عادةً. تُشرف الشركة على جميع حسابات مسيرات الرواتب بنفسها ثمّ تدفع الأجور وترفع ملفات حماية الأجور بشكل يدوي. كما تُشرف الشركة بنفسها على أرشفة سجلات مسيرات الرواتب. 

لهذه الطريقة عدّة سلبيات أبرزها إمكانية وقوع أخطاء في المسيرات سواءً بالزيادة أو نقصان في دفع المستحقات. قد تضر هذه الأخطاء من سمعة الشركة أمام موظفيها. 

2- أنظمة مسيرات الرواتب: هناك عدّة أنظمة مُناسبة لاحتياجات السوق السعودي والتي بإمكانها إنجاز معظم مهام مسيرات الرواتب نيابة عنك. هذه الأنظمة توفر الوقت والتكاليف وتضمن دفع الأجور في الوقت المحدد دون أخطاء. 

3- عن طريق وكالة مختصّة: بعض الشركات تُكلّف طرفًا ثالثًا بالمهام المرتبطة بمسيرات الرواتب. هذه الشركات تتكفل بإدخال بيانات الموظفين إلى قواعد البيانات وتحرص على دفع الأجور في الوقت المُحدّد.  

خطوات إنشاء مسيرات رواتب الموظفين: 

1- جمع البيانات: مثل ساعات العمل، الغيابات، الساعات الإضافية.. 

2- حساب الراتب قبل الخصومات: عبر ضرب عدد ساعات عمل الموظف في معدل أجر الساعة. 

3- حساب الخصومات: تختلف من موظف لآخر ومن شركة لأخرى، على رأسها الجزاءات، السلف المقدمة، وغيرها. 

4- حساب الراتب الصافي: وهو المبلغ الذي سيتلقاه الموظف في حسابه البنكي ويُحتسب بطرح الخصومات من الراتب الإجمالي. 

5- دفع الأجور: هناك طريقتان مُعتمدتان، إمّا بالإيداع في الحساب البنكي عبر اتفاقية مع أحد البنوك بالتحويل بملف مخصص لحماية الأجور  أو عن طريق التعاقد مع أحد مزودي خدمة دفع الأجور.

6- رفع ملف حماية الأجور: بعد عملية إيداع الأجور في الحسابات البنكية يقوم البنك بتزويد الشركة بملف مخصص لرفعه في منصة مدد لتعكس التزام الشركة بحماية الأجور .

6- حفظ السجلات: تحتفظ الشركات بسجلات دقيقة ومحيّنة لمسيرات رواتبها، وتشمل المعلومات الشخصية للموظفين، ساعات عملهم، قيمة الأجور، وغيرها. تحتاج الشركات هذه السجلات للالتزام بأنظمة العمل السعودي وإعداد التقارير المالية.

معايير اختيار مسيرات الرواتب: 

هناك عدّة أنظمة لإعداد مسيرات الرواتب ودفع الأجور داخل المملكة. حين الاختيار بينها، ينبغي وضع هذه العوامل في عين الاعتبار: 

• سهولة الاستخدام: بعض الأنظمة صعبة الاستخدام، ما يزيد من تعقيد العمليّة بدل تبسيطها. يُفضل تجربة الأنظمة التي تحوي فترة استخدام مجانية. 
• درجة الأتمتة: بعض الأنظمة لا تقدم خدمات آلية بشكل كامل. مثلا، هل يقوم النظام بدفع الأجور آليّا سواءً للعقود بدوام كامل أو العقود بنظام العمل المرن؟ 
• الأجهزة التي يدعمها النظام: بعض الأجهزة تدعم تطبيقات الويب فحسب، والبعض الآخر يدعم الويب والموبايل.