مع ارتفاع معدلات التسرب الوظيفي، بات من المألوف لدى مسؤولي الموارد البشرية إجراء مقابلات نهاية الخدمة لتدوين ملاحظات وجمع بيانات حول أسباب استقالة الموظف من وظيفته واستخدامها لتطوير بيئة العمل وإدخال إصلاحات على بيئة العمل في المنشأة.
في هذا المقال، سنُراجع أبرز الأسئلة التي يُمكن طرحها أثناء مقابلة نهاية الخدمة.
الفهرس:
- لماذا تجري المنشآت مقابلة نهاية الخدمة؟
- نصائح قبل أن تُجري مقابلة نهاية الخدمة..
- أقسام أسئلة مقابلة نهاية العمل
- أسئلة أساسيّة ينبغي طرحها في مقابلة نهاية الخدمة
- أسئلة إضافية يُمكن طرحها في مقابلة نهاية الخدمة
- ما بعد مقابلة نهاية الخدمة: تحليل البيانات
لماذا تجري المنشآت مقابلة نهاية الخدمة؟
السبب الرئيسي الذي يدفع الشركات إلى إجراء مقابلات نهاية العمل هو جمع بيانات مفيدة لفهم أسباب الاستقالة. ربما يكون السبب طبيعة العمل في حدّ ذاته، أسلوب الإدارة أو الراتب. وقد يكون السبب شخصيّا كالرغبة في تغيير العمل وخوض تجربة شخصيّة.
نصائح قبل أن تُجري مقابلة نهاية الخدمة..
حافظ على هدوئك وموضوعيّتك: قد تتلقى نقدًا لاذعًا. لا بأس. إذا حصل ذلك، فقد حققت الهدف الأساسي من مقابلة نهاية الخدمة، وهو فهم أسباب المغادرة.
المقابلة وجهًا لوجه لها نتائج أفضل: لكن لا بأس بمقابلة افتراضيّة أو أن يُقدّم الموظف (السابق) ردودًا كتابيّة على هذه الأسئلة في شكل استمارة.
كُن إيجابيّا: حين تنتهي العلاقة الوظيفية تبقى العلاقة الإنسانية قائمة. من المهم أيضًا ترك انطباع إيجابي لدى الموظف حتّى وإن كانت تجربته سلبيّة، فقد يُثنيه ذلك عن كتابة تعليق سلبي في منصات التواصل الاجتماعي أو منصات التقييم أو الحديث بشكل سلبي عن المنشأة.
لا تجعل الأمر يقف عند المقابلة: حين تُجري مقابلات العمل، ضع في عيْن الاعتبار أنّ الهدف هو الاستفادة من ملاحظات الموظف السابق لإدخال تعديلات على طبيعة الوظيفة أو بيئة العمل.
اقرأ أيضًا: 5 طرق لقياس الرضا الوظيفي
أقسام أسئلة مقابلة نهاية الخدمة
- الموظّف: اشرح لي الظروف التي دفعتك للبحث عن وظيفة أخرى.
- الوظيفة: هل كانت الوظيفة مُطابقة لتوقعاتك حين توظّفتَ؟
- ثقافة الشركة: كيف تقيّم ثقافة العمل في المنشأة؟
- بيئة العمل: ما أفضل شيء وأسوأ شيء في بيئة عملك السابقة؟
- الموارد/التكنولوجيا: هل كان لديْك الأدوات المُناسبة لأداء عملك على أكمل وجه؟
أسئلة أساسيّة ينبغي طرحها في مقابلة نهاية الخدمة:
ما الذي دفعك لاتخاذ قرار ترك وظيفتك؟
يُمكن طرح هذا السؤال لفهم ما إذا كان الموظف سيُغادر لأنّه حصل على عرض وظيفي أفضل أو لأسباب شخصية. حاول الموازنة بين الصراحة والأدب أثناء طرح هذه الأسئلة. إذا أجاب الموظف أنّه حصل على عرض وظيفي أفضل، فيُمكن أن تسأله عمّا دفعه لتفضيل الشركة الأخرى على الشركة التي يعمل فيها حاليا (الراتب، فرص النمو، طريقة المعاملة..).
ما رأيك في أسلوب الإدارة؟ هل لديك نصائح أو اقتراحات لتطوير أسلوب الإدارة في المنشأة؟
حاول توفير ظروف مُلائمة ليُعبّر الموظف عن رأيه بصراحة. تُشير الإحصاءات إلى أنّ معظم أسباب الاستقالة هي الأسلوب السيئ في الإدارة. إذا اكتشفت ذلك عبر مقابلة نهاية الخدمة، فقد يؤدي ذلك إلى إجراء إصلاحات جوهريّة وقد تتجنب المنشأة استقالات أخرى في الطريق، وقد تُحسّن من تجربة العمل لدى موظفين آخرين يعانون من نفس المشكلة.
هل تشعر أنّك تلقيت التدريب الكافي للنجاح في أداء مهامّك؟
هذا السؤال مهمّ لأنّه يمكن أن يفتح آفاق إدخال تعديلات على خُطط التدريب في المنشأة. إذا لم يحصل الموظف على التدريب اللازم فإنّ أداءه طيلة فترة التوظيف سيكون قاصرًا وسيؤدي ذلك إلى خسائر كبيرة للمنشأة. قد يقترح الموظف السابق أشياء عمليّة لتطوير عملية التدريب.
هل ستوصي بالمنشأة لزملائك الذين يبحثون عن وظيفة؟
إذا كانت الإجابة لا، فهذا يعني أنّ بيئة العمل في المنشأة غير محفّزة وتحتاج إلى تطوير. حاول جمع أكبر قدر من البيانات والاقتراحات. تذكر دائمًا أنه لم يعد هناك مصلحة مادية تربط الموظف بالمنشأة وبالتالي لن يتردّد في مشاركة انتقاداته. من المُرجّح أن تسمع أشياء لا تعرفها حول بيئة العمل في المنشأة.
هل هناك احتمال أن تُواصل العمل في وظيفتك الحالية؟
تستغرق عملية التوظيف والتدريب وقتًا وهي عمليّة مكلّفة. لذلك، إذا كان هناك فرصة لبقاء الموظف في منشأته فينبغي استغلالها. احرص على أن تُخبر الموظف أنّ بإمكانه المفاوضة على امتيازات إضافية أو إدخال تغييرات على طريقة أدائه للوظيفة.
أسئلة إضافية يُمكن طرحها في مقابلة نهاية الخدمة:
1- أسئلة حول المحفزات / المحبطات
- ما السبب الرئيسي الذي دفعك لمغادرة المنشأة؟
- هل أبلغت أيّ شخص بالمشاكل التي كنتَ تواجهها قبل اتخاذ قرار المغادرة؟
- ما أكثر الأشياء التي لم تكن راضيًا عنها أثناء تجربة العمل خاصتك؟
- لوْ عدنا بالوراء، ماذا كان باستطاعة المنشأة أن تفعل لتجعل تجربة عملك أفضل؟
- هل تعتقد أنّك حصلت على الدعم والموارد اللازميْن للنجاح في تحقيق مهمّتك؟
- هل كنتَ تتلقى ملاحظات حول أدائك بصفة دورية؟ (يوميّا، أسبوعيّا، شهريا..)
- هل واجهت صعوبات في أداء مهامك بسبب بعض السياسات أو الإجراءات التي تعتمدها المنشأة؟
2- أسئلة حول الإدارة والقيادة:
- هل كانت أهدافك/مؤشرات أدائك واضحة وكنتَ مُدركًا لتوقعات مديرك منك؟
- هل كنتَ تشعر أنّك جزء من تحقيق أهداف المنشأة؟
- هل كنتَ تحصل على الإحاطة اللازمة من مُديرك لتحقيق أهدافك الشخصية والوظيفية؟
- هل تُريد مشاركة شيء بخصوص مديرك المباشر؟
ما بعد مقابلة نهاية الخدمة: تحليل البيانات
مقابلة نهاية خدمة واحدة ليست كافية لجمع البيانات وتحليلها. لكنّ عشرات أو المئات من المقابلات ستكشف لك أنماطًا يُمكن تحليلها والاستفادة منها..
إذا كان إجراء مقابلات نهاية الخدمة ينتهي مع المقابلة فلا طائل من إجرائها. الهدف الأساسي من هذه المقابلات هو اكتشاف نقاط تحتاج إلى التطوير وإعداد مُخطّط لحل المشاكل التي تواجهها المنشأة والتي تؤدّي للانقطاع الوظيفي.
أفضل طريقة لاكتشاف نقاط التطوير المُحتملة هي تحليل البيانات المجموعة بطريقة علميّة.
1- حدّد المشكلة:
قد تحتاج إلى الاجتماع مع صاحب المنشأة أو مدير قسم الموارد البشرية أو باقي المديرين لتحديد المشكلة الأساسيّة. قد تكون المشكلة المُراد حلها:
- أفضل المواهب تُغادر المنشأة.
- الموظّفون يُغادرون باستمرار موقعًا وظيفيّا أو قسمًا معيّنًا.
بعد، ذلك، حوّل المشكلة إلى سؤال تُريد الإجابة عنه من خلال البيانات. مثلًا: ’’ كيف أحافظ على أفضل الموظفين في المنشأة؟‘‘
2- عالج البيانات المُتاحة لديْك:
هناك نوْعان من البيانات التي جمعتها أو ستجمعها في مقابلات نهاية الخدمة: بيانات نوعيّة (فضاء العمل مُحفّز لكنّه مُرهق) وبيانات كميّة (70% من الموظفين المنقطعين يُقيّمون مُدراءهم بأقلّ من 6 على 10).
تأكّد أيضًا من أنّ البيانات التي جمعتها بيانات موثوقة. حين جمع البيانات من مصادر مختلفة، فإنّ ذلك قد يؤدّي إلى أخطاء. هذه الخطوة مهمّة لأنّ استثمار وقتك في بيانات غير دقيقة ليس سوى إضاعة للوقت والمال، خاصّة إذا كانت البيانات نُقطة ارتكاز لاتخاذ قرارات جوهرية.
3- حلل البيانات:
إليك أبرز المناهج المعتمدة في تحليل البيانات:
|
نوع التحليل |
وصف التحليل |
مثال |
|
التحليل الوصفي Descriptive analysis |
يلخص البيانات ويصف ما حدث. |
عدد الموظفين الذين تركوا المنشأة في عام واحد. |
|
التحليل التشخيصي Diagnostic analytics |
يُحدد سبب حدوث شيء ما. |
اكتشاف السبب الأكبر للتسرب الوظيفي. |
|
التحليل التنبؤي Predictive analysis |
يصوغ الاتجاهات المستقبلية من خلال صنع نماذج مُستندة للبيانات التاريخية. |
توقع معدل دوران الموظفين للسنة التالية. |
|
التحليل الإلزامي Prescriptive analysis |
يطبق البيانات السابقة والحالية لتقديم توصيات للقرارات المستقبلية. |
اقتراح إجراءات معينة للحد من التسرب الوظيفي. |
هناك عدّة بيانات يُمكن متابعتها لاكتشاف أنماط مُعيّنة عبر إجراء مقابلات نهاية الخدمة:
معدل التسرب الوظيفي: عدد الموظفين الذين غادروا المنشأة مقارنة بعدد الموظفين الجملي. من الأفضل تقسيم التسرب الوظيفي إلى ’’اختياري‘‘ و’’إجباري‘‘.
معدل استبقاء الموظفين: معدل الموظفين الذين يُواصلون نشاطهم بعد حذف الموظفين الذين غادروا المنشأة.
معدل استبقاء الموظفين لكل مدير: عدد الاستقالات في قسم ما/لمدير ما من نسبة الاستقالات الجملية.
معدل الاستبقاء الوظيفي لأفضل/أسوء الموظفين: عدد الموظفين الجيدين/السيئين الذين يواصلون عملهم في المنشأة طيلة فترة محدّدة مقارنة بالعدد الجملي للموظفين في نفس الفترة الزمنية.
4- حدد الإجراءات التي ينبغي اتخاذها:
حان الوقت لتحويل البيانات إلى حلول. الأمر بين يديك الآن لتحديد المجالات التي تحتاج تنفيذ إصلاحات.
إليك بعض أنشطة الأعمال التي قد تمثل نقطة انطلاق في الإجراءات التي ستعتمدها/تقترحها:
- استراتيجيات الاستقطاب والتوظيف.
- تدريب الموظفين والمديرين.
- تفعيل برامج الإرشاد.
- الموازنة بين العمل والحياة.
- المكافآت والتعويضات.
