كما هو واضح من اسمه، نظام الحضور والانصراف هو نظام يُتابع أوقات حضور الموظفين وانصرافهم، وله استخدامات أخرى كمُتابعة فترات الراحة والإجازات والغيابات. إلى وقت قريب، كانت تعتمد الشركات على جداول (Excel مثلا) لتسجيل هذه البيانات وحفظها، إلّا أنّ معظم الشركات الحديثة صارت تعتمد نظام حضور وانصراف لأنّ الطريقة التقليديّة في حفظ البيانات يسهل التلاعب بها وتكثر فيها الأخطاء .
أنظمة الحضور والانصراف ضروريّة في جميع الأنشطة والأعمال، فهي تُساعد على أتمتة مسيّرات الرواتب وضمان الدفع مُقابل ساعات العمل الحقيقية.
في هذا المقال سنُغطّي أهمّ ما ينبغي معرفته عن أنظمة الحضور والانصراف.
جدول المحتوى:
- ما هو نظام الحضور والانصراف؟
- هل من الضروري استخدام نظام حضور وانصراف؟
- أنواع أنظمة الحضور والانصراف
- نصائح للاستفادة القصوى من أنظمة الحضور والانصراف
- الحضور والانصراف في قانون العمل السعودي
ما هو نظام الحضور والانصراف؟
أنظمة الحضور والانصراف هي برامج (تطبيقات ويب أو موبايل) أو أجهزة ماديّة وظيفتها الأساسية متابعة ساعات عمل الموظفين. تُستخدم هذه الأنظمة لمُتابعة أوقات حضور الموظفين وانصرافهم من العمل وحساب عدد ساعات العمل الجملية. بعض الأنظمة تسمح للمنشآت بمتابعة الغيابات وحالات التأخّر.
تختلف الخصائص الأساسية من نظام إلى آخر، وأحيانًا تكون مُدمجة في برنامج يؤدّي عدّة وظائف مثل برامج إدارة شؤون الموظفين.
إليك أبرز وظائف أنظمة الحضور والانصراف:
- تسجيل الحضور والانصراف
- حساب عدد ساعات العمل الجملية
- حساب ساعات العمل الإضافية
- حساب مستحقات الإجازات المدفوعة
- متابعة الغيابات والإجازات
هل من الضروري استخدام نظام حضور وانصراف؟
تشير الإحصائيات إلى أنّ الشركات التي ليس لها سياسات مضبوطة في متابعة الحضور والانصراف تتكبّد خسائر بالملايين. حسب إحصائية نُشرت على موقع Insightful، تتكبّد الشركات ما مجموعه 1400 مليون ريال سعودي سنويّا بسبب اعتمادها نظامًا يدويّا لمتابعة حضور موظفيها وانصرافهم.
إحصائيّة نُشرت على الموقع ذاته تُشير إلى أنّ الشركات تُحقق خسائر بمقدار 41.26 بليون ريال سعودي بسبب ظاهرة ’’سرقة الوقت‘‘ في العمل!
أنواع أنظمة الحضور والانصراف:
أنظمة حضور سحابيّة على الويب: هي أنظمة يُمكن الولوج إليها من أيّ جهاز موصول بالانترنت، وهي مُناسبة للشركات التي لديها موظفون تفرض عليهم طبيعة العمل التحرّك باستمرار. عادة ما تكون تكلفة هذه الأنظمة منخفضة مقارنة بالأنواع الأخرى لأنّ الشركة المالكة للنظام تتكفّل بتكاليف استضافة النظام وصيانته.
أنظمة حضور وانصراف مُستضافة محليّا: هي أنظمة مُثبّتة على شبكة خاصّة بالمنشأة، ولا يُمكن النفاذ إليها إلّا من خلال الحواسيب المنتمية إلى هذه الشبكة. عادةً ما تكون هذه الأنظمة أكثر موثوقيّة وأمنًا من الأنظمة السحابيّة لكنّها في المقابل باهضة الثمن .
تطبيقات متابعة الحضور والانصراف: هي تطبيقات يُمكن استخدامها على الأجهزة اللوحية أو الهواتف الذكيّة، وهي مثالية للشركات التي تقتضي طبيعة عملها تنقّل موظفيها باستمرار. عادةً ما تكون تكلفة هذه الأنظمة منخفضة، في المقابل، لا يُمكن للشركات التعويل عليها إذا كانت الانترنت ضعيفة في مكان العمل.
فوائد استخدام أنظمة متابعة الحضور والانصراف:
دقّة أكبر في متابعة الحضور والانصراف: تقوم هذه الأنظمة بأتمتة جزء كبير من عمليّة مُتابعة الوقت، ممّا يُخفّض من احتمال وقوع الأخطاء ويُسهل مهمّة إعداد مسيرات الرواتب ودفع الأجور.
تُساعد في حساب معدلات الغياب: تُعدّ معدلات الغياب أحد مؤشّرات الأداء الأساسيّة في قسم الموارد البشرية، تُستخدم لقياس معدلات الرضا الوظيفي وأداء الموظفين وتُستخدم أيضًا لتطوير ثقافة العمل. تُساعد هذه الخاصيّة أيضًا المديرين على التعرّف على الفجوات في جداول العمل بسهولة وتعويض الموظفين المتغيّبين.
إدارة أسهل لساعات عمل الموظفين: إدارة جداول الموظفين مهمّة تستهلك الكثير من الوقت. تسهّل أنظمة الحضور والانصراف عمل المديرين وتسمح لهم بإدارة جداول الموظفين وإجراء التغييرات اللازمة في هذه الجداول حسب الحاجة.
تسهيل التواصل بين الموظفين: لا خلاف أنّ أنظمة الحضور والانصراف تُسهّل حياة المديرين، إلّا أنّ دور هذه الأنظمة لا يقف هنا، إذ يستفيد الموظفون من إمكانية متابعة جداول زملائهم في العمل. يُسهّل هذا على أعضاء الفريق الواحد تنسيق الشفتات وإجراء تغييرات عليها حسب ما يقتضيه العمل.
تعزيز حسّ المسؤولية لدى الموظفين: هل جرّبت سابقًا أخذ راحة لـ 15 دقيقة تحوّلت إلى 45 دقيقة أو أكثر؟ يحدث هذا في جميع الشركات مع معظم الموظفين. لا يقتصر هذا على فترات الراحة، ولكن أيضًا مواعيد الحضور والانصراف. بوجود نظام يُسجل الحضور والانصراف، يجد الموظف نفسه مضطرّا للالتزام بأوقات العمل لأنّ هناك رقابة غير مباشرة يُمارسها على نفسه من خلال تسجيله لأوقات حضوره وانصرافه.
تتبّع آلي للحضور والانصراف عبر التقاط إشارة الـ GPS: بعض أنظمة الحضور والانصراف تتضمّن خاصيّة متابعة الموظفين عبر نظام الـ GPS، ما يُتيح للمديرين الحصول على بيانات دقيقة في الوقت الفعلي. تُسجّل هذه الأنظمة حضور الموظفين تلقائيّا عبر التقاط إشارة الـ GPS حين دخول الموظف لمكان العمل وحين خروجه منه.
خفض التكاليف: كما أشرنا سابقًا، اعتماد نظام يدوي لمتابعة حضور الموظفين وانصرافهم قد يؤدي لحدوث أخطاء. تُشير إحدى الإحصائيّات إلى أنّ الشركات التي اعتمدت نظام حضور وانصراف آلي شهدت انخفاضًا في التكاليف يُقدّر بـ 6000 ريال سعودي لكل موظف سنويّا.
الامتثال للوائح والأنظمة: تسجيل الحضور والانصراف يدويا يؤدّي لحدوث أخطاء بشرية كثيرة. الاحتفاظ ببيانات غير دقيقة عن الموظفين أمر غير قانوني وقد يتسبب في غرامات وخطايا للمنشأة.
قاعدة بيانات مركزيّة: إذا كانت الشركة موزّعة على أكثر من مدينة أو دولة، فإنّ أنظمة متابعة الحضور والانصراف تسهّل عملية إعداد مسيرات الرواتب بشكل كبير.
نصائح للاستفادة القصوى من أنظمة الحضور والانصراف:
- احرص على تعميم النظام في جميع أقسام الشركة وعلى جميع الموظفين، وأنّ الجميع يجيدون استخدامه. يُمكن إجراء اجتماع عامّ في المنشأة لتعريف الموظفين بالنظام وشرح مزاياه وأهميّة الالتزام به. يُمكن أيضًا إرسال إيمايل يحوي أهمّ المعلومات حول نظام الحضور والانصراف.
- درّب الموظفين على طريقة استخدام النظام. رغم سهولة استخدام معظم الأنظمة، إلّا أنّ جدولة حصص تدريب قد تُساعد بعض الموظفين الذين يواجهون صعوبة في التعامل معه.
- قارن بين أنظمة متابعة الحضور والانصراف المُتاحة في السوق وابحث عن نظام محليّ مُصمّم ليُناسب احتياجات السوق المحلية.
- عادةً ما تأتي أنظمة متابعة الحضور والانصراف على شكل باقات تتضمّن خدمات أخرى مثل دفع مسيرات الرواتب وإعداد ملفات حماية الأجور. لذلك، يُنصح باختيار نظام يؤدّي أكثر من وظيفة واحدة لتسهيل عملية الإدارة.
الحضور والانصراف في قانون العمل السعودي:
إذا كنتَ تبحث عن تفاصيل قانونية مرتبطة بالحضور والانصراف مثل:
- نظام مكتب العمل في الغياب والتأخر
- خصم الغياب
- الغياب بعذر طبي في القطاع الخاص
فننصح بقراءة هذا المقال: رابط المقال
