هل حان دورك لأتمتة محلّك التجاري؟

تتعامل محلّات التجزئة يوميًّا مع تحدّيات لا حصر لها:   زيادة تكاليف العمالة..   إدارة شفتات الموظّفين..   الأخطاء البشريّة المُكلّفة.. مشاكل إدارة المخزون... إدارة صفحات التواصل الاجتماعي، 

هل يبدو هذا مألوفًا لك؟ إذن فقد وقعتَ على المقال المناسب لأنّنا بصدد تمهيد الطّريق لحلّ جزء كبير من مشاكلك.

لاحظ أنّنا قلنا "تمهيد الطّريق" وليس "تقديم حلّ". ما نعدك به أنّك لن تخرج من المقال كما دخلت إليه.

لحسن الحظ، نحن نعيش في القرن الحادي والعشرين، حيثُ أغلب الوظائف والأنشطة التجاريّة تسير بخطى ثابثةً في طريقها إلى الأتمتة. لقد حان دور محلّك لينخرط في عالم الأتمتة.

في هذه المقالة سوف نقدّم لك دليلًا عمليًّا لأتمتة إدارة مخزونك، عمليّة التوظيف وعمليّة التسويق الإلكتروني. وفي حال كنتَ قد بدأت في عمليّة الأتمتة (بعلم أو بغير علم) فإنّ هذا المقال سيُفيدك من خلال اقتراح برامج وتطبيقات ومنصّات ستُساعدك في تحسين أداء محلّك.

ملاحظة: هناك مجالات أخرى يمكن أتمتها بلا شكّ، لكنّنا قرّرنا التركيز على 3 مجالات فقط.

الفهرس

• أتمتة إدارة المخزون
  • جرد المخزون
  • تنبيهات نقص المخزون
  • إدارة الطلبات
  • حساب المبيعات والأرباح
• أتمتة إدارة الموظّفين
• أتمتة التسويق الإلكتروني
  • أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني
  • أتمتة التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي

1- أتمتة إدارة المخزون

إدارة المخزون هو العمود الفقري لأيّ محلّ تجاري في قطاع التجزئة. وسواءً أدركتَ ذلك أم لم تُدرك بعد فإنّ أتمتة هذه العمليّة سيُكسبك وقتًا ثمينًا وسيُسهم في النهاية في رفع نسب مبيعاتك.

من خلال برامج إدارة المخزون، يمُكنك:

1- جرد المخزون

تُمكّنك برامج إدارة المخزون أو برامج الكاشير من معرفة الكميات المتوفّرة من كلّ منتج عبر ما يُسمّى بالرمز التعريفي للمنتج دون الحاجة إلى موظّف يقوم بالعمليّة يدويًّا.

2- تنبيهات نقص المخزون
تُساعدك برامج الكاشير على مُراقبة عمليّة بيع بضائعك، إذ تسمح لك بالاطّلاع على البيانات التالية:

• أيّ المنتجات تحصد مبيعات أعلى؟
• أيّ المنتجات ليس عليها إقبال كبير؟
• متى يُقبل الزبائن على منتجات معيّنة؟
• ما هو المنتج الذي يوشك أن ينفد في محلّي؟

ستُساعدك هذه البيانات بالضرورة على اتخاذ قرارات علميّة ودقيقة في المستقبل. كلّ هذا ممكن بفضل أنظمة إدارة المخزون.

3- إدارة الطلبات

إذا كان لمحلّك فروع متعدّدة فإنّك ستواجه بالضرورة صعوبات في إدارة جميع الطلبات. لكن بفضل برامج الكاشير، يمكن لصاحب محل التجزئة أن يعالج جميع الطلبات سواء بالرفض أو القبول، ومُتابعة حالة الطّلب بسهولة.

4- حساب المبيعات والأرباح

يُمكنك بالتأكيد حساب مبيعاتك وأرباحك يدويًّا لكن من الأفضل اعتماد أنظمة إدارة المبيعات لأنّها تختصر لك الوقت وتُقلّل هامش الخطأ إلى الصفر تقريبًا، وستقوم بإنشاء تقارير آليّة لأرباحك الشهريّة والسنويّة.

بعد بحث معمّق، انتقينا لك 4 من أفضل برامج كاشير /إدارة مخزون في المملكة العربية السعودية:

منصة رواء: تٌقدّم المنصّة خدمة متكاملة لإدارة عمليات البيع والمخازن والعملاء وإصدار فواتير إلــــــكترونية. يمكنك تجربة المنصّة مجّانًا أو اختيار باقة (تبدأ من 1399 ر.س).

برنامج SMACC هو برنامج سعوديّ يتيح نسخة تجريبيّة ويقترح 3 باقات تتراوح بين 125 و 185 دولار شهريًّا، وهو يحوي 8 خدمات في خدمة واحدة:

1. إدارة الأصناف
2. نظام إدارة المخزون
3. نظام الإنتاجية
4. نظام المشتريات
5. نظام المبيعات
6. نظام إدارة الأسهم
7. أداة الباركود
8. إعداد الضريبة ومعدلات الضرائب

برنامج دفترة: هو برنامج سعودي لإدارة المخزون والمستودعات يُتيح خدمة تجريبيّة لمدّة 14 يومًا (دون إدخال بيانات بطاقة ائتمانك) ويُقدّم 3 باقات تبدأ بـ 9.99 دولار وتصل إلى 40 دولار  شهريًّا.

صورة مأخوذة من الموقع الرسمي لدفتر

دفاتر: هي ‏‏منصة تمكنك من إدارة أعمالك التجارية من الانترنت، وتوفّر برامج مالية و إدارية متكاملة من بينها برنامج إدارة المخزون والمستودعات، وتبدأ الأسعار من 6.100 ر.س سنويا وهي مفتوحة حسب عدد الموظّفين والمستخدمين. يمكنك مشاهدة مقطع يوتيوب طوله دقيقتان لتفهم أكثر كيف يشتغل هذا البرنامج.

2- أتمتة إدارة الموظّفين

لا تزال أغلب المُنشآت تعتمد الوسائل التقليديّة في إدارة مواهبها (التسمية الحديثة لـ"الموارد البشرية")، في حين أنّ هذه الوسائل التقليديّة مُكلّفة ولا تعمل بمثل كفاءة أنظمة التوظيف السحابيّة التي بدأت تغزو السوق المحليّة السعوديّة.

أغلب محلّات التجزئة الصغيرة والمتوسّطة تلجأ إمّا لتوكيل موظّف موارد بشريّة لإدارة فريق صغير من الموظّفين أو يتكفّل صاحب المُنشأة بهذه المهمّة بنفسه. في كلتا الحالتيْن هناك مال أو وقت مهدور. هناك منصّات مثل منصّة شفتات قائمة على نظام سحابي لترشيح وإدارة الموظفين خلال عملهم في الشركات السعودية سواء بدوام كامل، جزئي أو بنظام العمل المرن. تقوم المنصّة بمطابقة صفات الموظّف الذي تبحث عنه بقاعدة البيانات المتاحة لديها، وترشح لك الموظفين بناء على عوامل عدّة، أهمّها مهاراته وموقعه الجغرافي، كما تشرف المنصة بعدها على متابعة حضور الموظفين وانصرافهم واستلام رواتبهم (في حال توقيع عقد مرن).

3- أتمتة التسويق الإلكتروني

هل تعتمد مُنشأتك على التسويق الرقمي للوصول إلى زبائنها على الانترنت؟
هل تعلم أنّ المُنشآت التي اعتمدت الأتمتة شهدت زيادةً في نسب مبيعاتها بنسبة 14٪ مع انخفاض نفقات التسويق غير المباشرة بنسبة 12٪؟

إذا كنت تُريد أتمتة جزء كبير من مهام التسويق الإلكتروني في شركتك فلن تجد أفضل من HubSpot فهو ملك أتمتة التسويق بلا منازع ، حيث يتصدر سوق الأتمتة على مستوى العالم بحصة سوقية تبلغ 35.47٪.

أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني

لعلّ أتمتة التسويق عبر البريد الإلكتروني هي أكثر حالات الأتمتة شيوعًا. من رسائل الترحيب، إلى رسائل ما بعد الشراء، وصولًا إلى النشرة الأسبوعيّة والشهريّة، هناك عدد لا حصر له من الطّرق للتواصل مع زبائنك قبل وبعد عمليّة الشراء.

دون أتمتة، ستضطرّ إلى إرسال الإيميلات يدويًّا وهي مهمّة شاقّة وتستغرق وقتًا طويلا.

أمثلة عن مواقف تحتاج فيها أتمتة إرسال الإيميلات:

• الزبون سجّل في موقعك، وضع منتجات في سلّة المشتريات ولم ينه عملية الشراء. قد ترغب في تذكيره بإنهاء عملية الشراء عبر إرسال إيمايل إليه. 
• عيد ميلاد أحد زبائنك أو المشتركين في نشرتك،.تُريد تذكّرهم برسالة لطيفة تحوي تخفيضًا مثلا. 
• نشرة أسبوعيّة أو شهريّة مُحمّلة بمنتجات/خدمات موجّهة خصّيصًا لزبونك.

أتمتة التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي

إذا كنت تُوظّف شخصًا للاعتناء بحساباتك على مواقع التواصل الاجتماعي فلا بدّ أنّك تحتاج إلى أتمتة هذه العمليّة. تتيح لك منصّات مثل Hubspot إمكانية جدولة جميع منشوراتك على أيّ منصّة تواصل اجتماعي، وبهذه الطّريقة يمكنك أن تطلب من مسؤول صفحات التواصل الاجتماعي أن يُجدول منشوراته أوّل يوم في الأسبوع/الشّهر، وحين تجد وقتًا، بإمكانك الاطّلاع (بنفسك أو عن طريق أحد أعضاء فريقك) على جميع المنشورات وطلب تعديلات إن تطلّب الأمر.

الآن، إلى الجانب العملي، هناك خياران: إما أن تُنشئ حسابًا في منصّة HubSpot (أو غيرها من المنصّات) بنفسك، أو أن توكل أحدًا من فريقك الداخلي أو توظّف مستقلًّا لفعل ذلك.

إذا أردت القيام بذلك بنفسك: فإليك هذه الدّورات المُقدّمة من أكاديمية HubSpot نفسها.

إذا أردت توظيف مستقل فربّما عليْك البحث في إحدى هذه المنصّات:

1. Upwork: منصّة المستقلين الأشهر حول العالم
2. Freelancer: ثاني أشهر منصّات المستقلّين حول العالم
3. Fiverr: منصّة للأعمال المصغّرة: يمكنك طلب عمل مصغّر على المنصّة. يمكنك مثلًا أن تبحث عن "Hubspot automation service" وستجد عشرات الخدمات بأسعار معقولة.
4. مستقل:  منصّة عربيّة لتوظيف المستقلين.
5. منصّة بحر : مخصّصة للسعوديّين والمقيمين في المملكة

نصائح سريعة:

1. احرص على توثيق حسابك لأنّ المستقل سيرى ما إذا كان حسابك موثّقًا والمستقلون يثقون في الحسابات الموثّقة.
2. اكتب عرضًا جادًّا. إليك نموذجًا جاهزًا للبحث عن مختصّ في HubSpot.
3. لا تعمل مع مستقلّين ليس لديهم تقييمات سابقة لأنّهم قد يخيّبون ظنّك.  

خلاصة:

قال حكيم يومًا: "تغيّر قبل أن تضطرّ". عاجلًا أو آجلًا، ستعمّ الأتمتة قطاع التجزئة في المملكة (وجميع القطاعات). حينها سيجني هؤلاء الذين فهموا جيّدًا مآلات الأتمتة على أعمالهم قبل غيرهم. فلتكن أحدهم.